Questions fréquemment posées par les administrateurs
From Dgroups
Questions d’ordre général et questions sur la façon d’utiliser Dgroups
Questions d’ordre général
Où puis-je trouver de l’information et du matériel de formation sur l’animation et l’administration des espaces de travail de Dgroups ?
Il existe plusieurs ressources (en anglais):
- « Dgroups Administrators Training Manual » : manuel préparé d’après la méthode Itrain, destiné à aider les administrateurs à planifier, configurer et gérer les Dgroups. Vous pouvez télécharger le manuel dans l’un des formats suivants : Open Office MS Word PDF.
- Building Electronic Communities and Networks : module d’apprentissage électronique IMARK de la FAO.
- Resources for Online Communities and Collaboration from Itrain Online
Puis-je désactiver ou archiver un Dgroup dont la discussion est terminée (sans supprimer le Dgroup et sa liste d’envoi) ?
L’Équipe de soutien de Dgroups tente actuellement de trouver un moyen de rendre la chose possible.
Gestionnaire de liste Lyris
Qu’est-ce que le gestionnaire de liste Lyris ?
Lyris est l’application qui gère les listes d’envoi de Dgroups et contrôle leur comportement et leurs paramètres. Dgroups fournit une interface à l’information et à la fonctionnalité contenues dans Lyris. Lyris fournit une fonctionnalité de liste d’envoi supplémentaire accessible aux administrateurs de Dgroups.
Comment puis-je ouvrir une session dans l’interface Lyris ?
- Ouvrez une session dans votre espace de travail.
- Cliquez sur « Options », que vous trouverez dans l’en-tête « Messages récents » de la page principale.
- Votre mot de passage devrait déjà figurer dans la nouvelle fenêtre. Cliquez sur « Click here to enter list ».
- Vous pouvez accéder à toutes les fonctions d’administration en cliquant sur « List Admin ».
J’ai de la difficulté à approuver la demande d’adhésion des nouveaux membres à ma liste personnelle. Pourquoi ?
Pour approuver l’adhésion de nouveaux membres, il faut envoyer un courriel à « lyris À dgroups.org ». Il y a trois choses à vérifier pour vous assurer que votre message d’approbation est correct :
- Le corps de votre message doit comporter les deux lignes suivantes :
login (entrez votre mot de passe ici)
member approve 12345 678910 1112131
« (entrez votre mot de passe ici) » doit être remplacé par votre mot de passe; les chiffres qui suivent « member approve » sont les numéros d’identification des utilisateurs qui présentent la demande.
Exemple (corps de message) :
login pomme123
member approve 12345 678910 1112131
- Si la ligne commençant par « member approve » se poursuit sur la ligne suivante, chaque ligne doit commencer par « member approve » ou se terminer par « \ ».
Exemple (corps de message) – INCORRECT :
login pomme123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029 222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075 222081 222083 222088 222091 222109 222115 222117 222177 222180 222186 222779 222969 223045
Exemple (corps de message) – CORRECT :
login pomme123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029 \
222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075 222081 222083 \
222088 222091 222109 222115 222117 222177 222180 222186 222779 \
222969 223045
Exemple (corps de message) – CORRECT :
login pomme123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029
member approve 222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075
member approve 222081 222083 222088 222091 222109 222115 222117
member approve 222177 222180 222186 222779 222969 223045
- Les messages doivent envoyés en texte en clair et non pas en format HTML.
Si votre message n’est pas conforme aux exigences susmentionnées, vous recevrez le message suivant : « The following lines in your email message did not appear to be Lyris ListManager commands and were skipped: »
Message de bienvenue
Puis-je modifier le « Message de bienvenue » ?
Il est impossible de modifier le « Message de bienvenue » standard adressé aux participants qui viennent se joindre à l’espace de travail par le biais de l’interface de Dgroups. Nous vous proposons cependant deux façons de personnaliser votre message de bienvenue :
- Une fois que tous les nouveaux participants sont ajoutés à votre espace de travail, en votre qualité d’administrateur, envoyez à la liste de Dgroups un message renfermant l’information que vous jugez nécessaire, mais qui n’était pas contenue dans le « Message de bienvenue» standard. Ce message sera ainsi reçu par tous les participants. C’est une bonne idée que d’envoyer un message de bienvenue personnalisé, que vous estimiez ou non qu’il manque de l’information dans le message standard.
- Créez un message personnalisé dans Lyris. Ajoutez de nouveaux participants par le biais de l’interface Lyris, et précisez que vous leur envoyez ce nouveau message.
Comment créer un message personnalisé dans Lyris :
1. Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
2. Cliquez sur « List Admin ».
3. Cliquez sur « Documents ».
4. Cliquez sur « Create Document ».
5. Fournissez l’information demandée :
- Name: assignez un nom d’identification.
- Language:
- Type: « HELLO: Welcome message user receives when joining a list »
- Title: il s’agit du sujet du courriel.
- Body: nous vous suggérons de rédiger votre message personnalisé à partir du message de bienvenue ci-dessous. Ce modèle générique renferme quelques renseignements de base qu’il est important de transmettre aux nouveaux participants. Copiez-collez le modèle ci-dessous dans le champ de « Body », puis modifiez-le :
|
Bonjour, Les renseignements ci-dessous ont été fournis à Dgroups (www.dgroups.org) au moment de l’inscription de nouveaux utilisateurs voulant constituer une communauté en ligne : Nom d’utilisateur : $subst('Recip.FullName') Ces renseignements peuvent avoir été fournis par vous ou par $subst('list.admin') l’administrateur de $subst('list.name'). Vous pouvez visiter cette communauté à : $subst('list.urllist') Vous pouvez envoyer des messages à cette communauté à : $subst('email.list') Vous pouvez entrer dans cette communauté à l’aide de votre nouveau mot de passe. Veuillez conserver le présent message : vous pourrez vous y reporter pour obtenir votre mot de passe. Bienvenue à Dgroups. L’administrateur de Dgroups. P.S. : si ce message est erroné, ou si vous ne voulez pas faire partie de cette communauté, vous pouvez vous désabonner en envoyant un message à : unsubscribe-$subst('list.name')@dgroups.org Veuillez prendre note que Dgroups filtre toutes les pièces jointes et supprime celles susceptibles de causer des problèmes. Dgroups est une initiative conjointe de Bellanet, du DFID, de l’ICA, de l’IICD, de OneWorld, d’ONUSIDA et de la Banque mondiale. |
Nota : Lyris remplacera toutes les valeurs présentées sous la forme« $subst. » par les valeurs réelles. Veuillez ne pas changer ces valeurs.
- Append SMTP Header: il est sécuritaire d’ignorer cet élément.
6. Cliquez sur « Save ».
Un participant n’a pas reçu un « Message de bienvenue ». Pourquoi ?
1. Il est possible que ce « Message de bienvenue » n’ait pas été envoyé au participant :
- Si le participant a été ajouté par le biais de l’interface de Dgroups (avec la fonction « Ajouter un participant »), il se peut que « Envoyer message de bienvenue » ait été réglé à « Non »; (veuillez toutefois noter qu’il ne s’agit pas de la valeur par défaut).
- Si le participant a été ajouté par le biais de l’interface Lyris (à l’aide des fonctions « Create One Member » ou « Create Many Members », il se peut que « Send Hello Message » ait été réglé à « do not send hello document » (il s’agit de la valeur par défaut).
2. Il est certain qu’il a été précisé d’envoyer un « Message de bienvenue » : Il arrive que le serveur de courriels du destinataire d’un message fonctionne mal et que le message ne soit pas envoyé. Les messages de bienvenue sont envoyés une seule fois, de sorte que si la transmission échoue, le serveur ne tente pas de renvoyer le message (comme il le fait en cas d’échec de la transmission des listes d’envoi).
Participants à l’espace de travail
Comment ajouter de nouveaux participants à mon espace de travail ?
Vous trouverez la marche à suivre dans Administration Help Training Manual. Consultez la partie intitulée « Managing Users » dans « Administration Features of Dgroups ».
J’aimerais ajouter plusieurs participants à la fois à mon espace de travail. Comment dois-je procéder ?
Vous pouvez le faire par le biais de l’interface Lyris :
- Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
- Cliquez sur « List Admin ».
- Cliquez sur « Members ».
- Cliquez sur « Create Many Members ».
- Fournissez l’information demandée :
- Email : suivre les instructions fournies.
- Password : le choix le plus sûr consiste à tape « random »; le système produira ainsi des mots de passe aléatoires pour chaque nouveau membre.
Quelques précisions au sujet des mots de passe : si le membre que vous ajoutez est déjà un utilisateur de Dgroups (et a par conséquent un mot de passe pour tous les Dgroups), le mot de passe produit de manière aléatoire sera différent du mot de passe pour Dgroups. La première fois que ce membre ouvrira une session dans ce Dgroup en particulier, il devra utiliser le mot de passe produit de manière aléatoire. Par la suite, il pourra utiliser son mot de passe habituel pour Dgroups. Veuillez fournir cette information aux utilisateurs de votre espace de travail.
- Send Hello Message : « GenericHello » (pour permettre aux utilisateurs de recevoir l’information relative à leur adhésion, dont leur mot de passe).
Vous n’avez à changer aucune autre valeur.
Comment supprimer des participants de mon espace de travail ?
La marche à suivre est expliquée dans Administration Help Training Manual. Vous trouverez l’information voulue dans la partie « Managing Users », sous « Administration Features of Dgroups ».
Puis-je modifier l’information relative au profil d’un participant sans connaître le mot de passe de ce participant ?
Non, seul le « titulaire » du profil peut modifier celui-ci.
Y a-t-il un nombre maximal de participants que peut gérer Dgroups ?
Non, on peut supposer qu’il n’y a pas de nombre limite.
Messages sur les espaces de travail
Comment puis-je supprimer des messages envoyés antérieurement à une liste (pour qu’ils n’apparaissent pas dans les archives des messages de liste) ?
- Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
- Cliquez sur « Read Messages ».
- Sélectionnez les messages que vous voulez supprimer et cliquez sur « Delete Selected Messages ».
Est-il possible de modifier un message après son envoi (pour qu’il apparaisse différemment dans les archives) ?
Non. Une fois qu’un message a été envoyé, il est impossible d’en modifier le corps ou le sujet. Il est cependant possible de supprimer un message.
Comment puis-je éviter que des messages « out of office » soient envoyés à la liste ?
Un filtre à l’échelle du serveur mondial est appliqué à tous les messages de toutes les listes renfermant les mots-clés « out of office ». Le filtre bloque l’envoi de ces messages aux listes de Dgroups. Les mots-clés du filtre mondial sont les suivants :
- AutoReply
- Autoreply
- autoreply
Si vous avez des suggestions d’ajouts à cette liste, veuillez les faire parvenir à « zqu À bellanet.org »
Pour créer un filtre qui s’appliquera uniquement à votre liste, veuillez suivre les étapes ci-dessous. Il est à noter que ce nouveau filtre vient s’ajouter au filtre qui existe déjà sur le serveur mondial. Avant de créer votre propre filtre, il est important de choisir avec soin les mots et les phrases qui empêcheront un message donné d’être transmis à une liste, afin de réduire les risques que des messages légitimes ne parviennent pas à la liste.
Voici la démarche à suivre pour créer votre propre filtre :
1. Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
2. Cliquez sur « List Admin ».
3. Cliquez sur « Action Phrases ».
4. Cliquez sur « Create Phrase »
5. Fournissez l’information demandée :
- Phrase : mot(s) ou locution(s) qui, contenus dans un message, feront en sorte que ce message ne sera pas envoyé à votre liste. Suivez les instructions fournies pour remplir ce champ. Veuillez noter qu’il ne doit y avoir qu’un seul mot ou une seule locution par ligne. Dans le cas des locutions, vous ne devez rajouter aucune ponctuation, et éviter par exemple de mettre la locution entre guillemets.
- Response : rien.
- Rule : le mot ou la locution apparaît dans le corps du message ou dans le sujet (il s’agit habituellement du meilleur choix).
Vous n’avez à changer aucune autre valeur, mais si vous souhaitez savoir quand le filtre sera activé, veuillez fournir votre adresse électronique dans le champ Notify.
6. Cliquez sur « Save ».
Quelle est la taille maximale par défaut des messages qui peuvent être envoyés à une liste ?
500 ko.
Est-il possible de changer la taille maximale par défaut des messages (incluant les pièces jointes) envoyés à ma liste ?
Oui. Il n’est pas recommandé de change cette valeur à la hausse, afin d’éviter que de gros fichiers joints soient envoyés à votre liste. Le téléchargement de gros fichiers peut poser des problèmes à certains participants disposant de bandes passantes étroites. Pour changer cette valeur, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
- Cliquez sur « List Admin ».
- Cliquez sur « List Info ».
- Allez à la section « Limits », et changez la valeur de « Message size limit ».
- Cliquez sur « Save Mailing List ».
Puis-je changer les paramètres de ma liste pour que lorsque les participants répondent à un message, leur réponse soit envoyée uniquement à l’expéditeur du message et non pas à la liste ?
Oui. Par défaut, les réponses à un message sont envoyées à l’adresse de la liste. Pour que les réponses soient envoyées uniquement à l’expéditeur du message, veuillez suivre les étapes suivantes :
- Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
- Cliquez sur « List Admin ».
- Cliquez sur « List Info ».
- Allez à « Email Headers » et dans le champ « Reply To » indiquez « author » (par défaut, ce champ est en blanc).
- Cliquez sur « Save Mailing List ».
Puis-je faire en sorte qu’aucune pièce jointe ne soit envoyée aux participants (que les participants puissent les télécharger uniquement à partir du Dgroup) ?
Non, il est impossible d’empêcher l’envoi de pièces jointes. Il est cependant possible de modifier la taille maximale des messages – et de fixer une taille relativement petite – pour éviter qu’un message avec pièce jointe puisse être envoyé à la liste.
Comment faire pour que les abonnés de la liste ne reçoivent plus le même message à répétition ?
Demandez au créateur de votre Dgroup de communiquer de toute urgence avec le Service de soutien technique de Dgroups.
Un ou plusieurs abonnés n’ont pas reçu un message envoyé à une liste. Que dois-je faire ?
La meilleure chose que vous puissiez faire à titre d’administrateur, est de simplement tenter de savoir qui reçoit et qui ne reçoit pas le message, et de visualiser l’information diagnostique fournie par Lyris. Voici la marche à suivre pour visualiser cette information :
- Ouvrez une session dans l’interface Lyris.
- Cliquez sur « List Admin ».
- Cliquez sur « Outgoing Mail ».
- Dans la zone de liste déroulante située dans le coin supérieur gauche, choisissez « <listname>: all postings », puis cliquez sur « Show », situé à l’extrême droite.
- Sélectionnez le message que vous voulez cocher à l’aide du bouton d’option, et cliquez sur « View Selected Message », en bas à gauche.
Ces messages renferment des éléments d’information clé à vérifier :
Dans «Message Information», visualisez les données figurant dans « Transaction Report ». Faites défiler pour consulter les « Delivery Statistics » :
Example:
Fri, 28 Jul 2006 03:51:12 - Successfully sent to 759 out of 786 remaining recipients (96%) in 22 minutes and 49 seconds. Delivery statistics: * 759 successfully sent (96%) * 14 members with transient problems (1%) * 13 currently unreachable (1%)
Vous savez ainsi combien de personnes ont reçu le message et combien ne l’ont pas reçu.
Pour savoir qui a reçu le message et qui ne l’a pas reçu, visualiser la partie « Recipient Information ».
- Who has received the message: Members Successfully Sent To
- Who has not received the message: Members Currently Unreachable and Members With Transient Problems
Unreachable (impossibles à joindre) : signifie que Lyris ne peut se connecter au serveur de courriels du membre.
Transient (en cours de connexion) : signifie que Lyris a réussi à se connecter au serveur de courriels du membre, mais qu’il y a eu une défaillance en cours de connexion.
Paramètres de l’espace de travail
Où dois-je aller pour modifier les paramètres de mon espace de travail (titre, description, accès, etc.)
- Si vous ne l’avez pas encore fait, ouvrez une session dans Dgroups.
- Cliquez sur « mes Groupes », dans le menu de gauche.
- Cliquez sur le nom de votre Dgroup lorsqu’il apparaîtra dans la liste. Si vous êtes un administrateur du groupe, vous verrez alors une liste des paramètres de l’espace de travail, que vous pourrez modifier.
Que signifient les paramètres de l’espace de travail ?
Cette information est contenue dans l’Administration Help Training Manual. Consultez la partie intitulée « Setting up your discussion using Dgroups ». On y explique comment créer un Dgroup, mais également la signification de chaque paramètre de l’espace de travail.
Calendrier
Pourquoi ne puis-je modifier ou supprimer des entrées de calendrier dans l’espace de travail des participants ?
Malheureusement, seules les personnes qui ont effectué l’entrée de calendrier peuvent la modifier ou la supprimer.
