Preguntas frecuentes - Administrador
From Dgroups
General
¿Dónde puedo obtener información / material de capacitación sobre facilitación/administración de espacios de trabajo de Dgroups?
Existen numerosos recursos sobre este tema (Inglés):
- Manual de Capacitación de Administradores de Dgroups: manual de capacitación que se elaboró usando la Metodología Itrain para ayudar a los administradores a planificar, configurar y manejar Dgroups. Puede descargar el manual en cualquiera de los formatos siguientes: Open Office MS Word PDF.
- Construyendo comunidades y redes electrónicas, un módulo de aprendizaje electrónico IMARK de la FAO
- Recursos para comunidades en línea y colaboración de Itrain en línea
¿Puedo desactivar/archivar un Dgroup cuya discusión ya ha finalizado (sin borrar el Dgroup ni su lista de correo)?
Al presente, el equipo de apoyo de Dgroups trabaja en esta función.
Administrador de Lista Lyris (Lyris List Manager)
¿Qué es Lyris List Manager?
Lyris es la aplicación que maneja las listas de correo de Dgroups y controla su comportamiento y parámetros. Dgroups provee una interfaz a la información y funcionalidad contenida en Lyris, que proporciona funcionalidad adicional de lista de correo accesible a administradores de Dgroups.
¿Cómo ingreso a la interfaz Lyris?
- Entre a su espacio de trabajo.
- Haga clic en 'Opciones', que aparece en el encabezamiento 'Mensajes recientes' en la página principal.
- En la ventana siguiente, debe aparecer su contraseña. Haga clic en 'Click here to enter list'.
- Todas las funciones de administración están disponibles al hacer clic en 'Lista Admin'.
Tengo problemas al tratar de aprobar el ingreso de nuevos miembros a mi lista privada, ¿Qué error estoy cometiendo?
Para aprobar nuevos miembros hay que enviar un correo electrónico a lyris ARROBA dgroups.org. Tiene que verificar tres elementos para asegurarse de que su mensaje de aprobación esté correcto:
- se requieren 2 líneas en el cuerpo del mensaje:
login (entrar aquí su contraseña)
member approve 12345 678910 1112131
donde ("entrar aquí su contraseña") se debe reemplazar por su contraseña, y los números que siguen a "member approve" son los que identifican a los usuarios solicitantes.
Ejemplo (cuerpo del mensaje):
login manzana123
member approve 12345 678910 1112131
Si la línea que se inicia con "member approve" continúa en la o las líneas siguientes, cada nueva línea debe tener el prefijo "member approve" o finalizar con "\".
Ejemplo (cuerpo del mensaje) - INCORRECTO:
login manzana123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029 222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075 222081 222083 222088 222091 222109 222115 222117 222177 222180 222186 222779 222969 223045
Ejemplo (cuerpo del mensaje) - CORRECTO:
login manzana123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029 \
222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075 222081 222083 \
222088 222091 222109 222115 222117 222177 222180 222186 222779 \
222969 223045
Ejemplo (cuerpo del mensaje) - CORRECTO:
login manzana123
member approve 221206 221423 221738 221899 221936 222025 222029
member approve 222031 222033 222036 222038 222040 222068 222075
member approve 222081 222083 222088 222091 222109 222115 222117
member approve 222177 222180 222186 222779 222969 223045
- Los mensajes se deben enviar como texto simple, no en formato HTML.
Si su mensaje no sigue este formato, recibirá una respuesta con el texto:"The following lines in your email message did not appear to be Lyris ListManager commands and were skipped:" ("Las siguientes líneas de su mensaje electrónico no parecen ser comandos de Lyris List Manager y fueron omitidas").
Mensaje de bienvenida
¿Puedo editar el 'Mensaje de bienvenida'?
No es posible editar el 'Mensaje de bienvenida' estándar cuando se agregan participantes al espacio de trabajo por medio de la interfaz de Dgroups. Sin embargo, hay dos sugerencias alternativas para personalizar su propio 'Mensaje de bienvenida':
- Una vez agregados todos los participantes a su espacio de trabajo, envíe un mensaje, en tanto administrador, a la lista de Dgroups, incluyendo la información que parece faltar en el 'Mensaje de bienvenida' estándar. Así, este mensaje será recibido por todos los participantes. Esta es una buena práctica a seguir aunque le parezca que no falta nada en el 'Mensaje de bienvenida'.
- Crear un mensaje personalizado en Lyris. Agregar nuevos participantes a través de la interfaz Lyris y especificar que se está enviando este nuevo mensaje.
Cómo crear un mensaje personalizado en Lyris:
1. Login a la interfaz Lyris.
2. Haga clic en 'List Admin'.
3. Haga clic en 'Documents'.
4. Haga clic en 'Create Document'.
5. Proporcione la información requerida:
- Name: asígnele un nombre específico.
- Language: idioma
- Type: 'HELLO: Welcome message user receives when joining a list.'
- Title: será el asunto del mensaje electrónico
- Body: al cambiar el ‘Mensaje de bienvenida’ regular, le sugerimos que use el ‘Mensaje de bienvenida’ actual como punto de partida a partir del cual hacer la edición. Esta plantilla genérica contiene varios elementos clave de información que los nuevos miembros deben conocer. Copie y pegue la plantilla que sigue en el campo del cuerpo del mensaje para editarla:
|
Hola, Los detalles siguientes fueron enviados a Dgroups (www.dgroups.org) como parte de un nuevo registro de usuarios para una comunidad en línea: Nombre de usuario: $subst('Recip.FullName') Esto lo puede haber hecho usted, o el $subst('list.admin') administrador de $subst('list.name'). Puede visitar esta comunidad aquí: $subst('list.urllist') Puede enviar mensajes a esta comunidad si dirige su correo electrónico a: $subst('email.list') Puede usar su nueva contraseña para entrar a esta comunidad. Por favor guarde este mensaje como recordatorio de su contraseña. Bienvenidos a Dgroups. El administrador de Dgroups PD: si esto no es correcto, o si no desea formar parte de esta comunidad, puede anular su suscripción enviando un mensaje a: unsubscribe-$subst('list.name')@dgroups.org Tome en cuenta que los filtros de Dgroups impiden el paso de todos los adjuntos potencialmente dañinos. Dgroups es una iniciativa conjunta de Bellanet, DFID, Hivos, ICA, IICD, OneWorld, y UNAIDS, Banco Mundial. |
Nota: Todos los valores en la forma de '$subst..' serán reemplazados por Lyris por sus valores reales. Por favor no cambie esos valores.
- Agregue un encabezamiento SMTP: esto se puede ignorar sin riesgo.
6. Haga clic en 'Save'.
Un participante todavía no ha recibido un 'Mensaje de bienvenida' ¿Cuál puede ser la razón?
1. Puede que no se haya enviado un 'Mensaje de bienvenida' al participante:
- Si el participante se ha agregado a través de la interfaz de Dgroups (mediante la función 'Agregar participante'), puede que 'Enviar un mensaje de bienvenida' se haya seleccionado la opción 'No' (aunque señalamos que este no es el valor predeterminado).
- Si el participante ha sido agregado mediante la interfaz Lyris (a través de las funciones 'Crear un miembro' o 'Crear muchos miembros'), puede que 'Enviar un mensaje de Hola' se haya seleccionado la opción 'no enviar un documento de hola' (que es el valor predeterminado).
2. Si se especificó el envío de un 'Mensaje de bienvenida': A veces sucede que el servidor de correo electrónico que usa el receptor del mensaje tiene problemas y no reciba el mensaje. Los mensajes de bienvenida sólo se envían una vez, de modo que en caso de problemas en la entrega, no se volverá a intentar (a diferencia del caso de falla en la entrega de mensajes a la lista de correos).
Participantes en el espacio de trabajo
¿Cómo agrego nuevos participantes a mi espacio de trabajo?
Esto se explica en el Manual de capacitación de ayuda a la administración. Busque la sección titulada 'Managing Users' bajo 'Administration Features of Dgroups'.
Quisiera agregar muchos participantes a la vez a un espacio de trabajo. ¿Cómo lo puedo hacer?
Esto se puede lograr usando la interfaz Lyris.
- Login a la interfaz Lyris.
- Haga clic en 'List Admin'.
- Haga clic en 'Members'.
- Haga clic en 'Create Many Members'.
- Entregue la siguiente información:
- Email: para este campo siga las instrucciones.
- Password: la elección más segura es teclear 'random', que generará una contraseña aleatoria para cada nuevo miembro.
Nota sobre contraseñas: si el miembro que agrega ya es usuario de Dgroups (y entonces cuenta con una contraseña para todos los Dgroups), esta contraseña generada de manera aleatoria será diferente a las de sus Dgroups. La primera vez que entren a este Dgroup necesitarán usar esta contraseña aleatoria, pero todas las veces siguientes podrán usar sus contraseñas usuales de Dgroups. Por favor, advierta a sus usuarios acerca de esta situación.
- Send Hello Message 'GenericHello' (de manera que los usuarios reciban sus detalles de suscripción, incluyendo su contraseña)
No necesita cambiar ningún otro valor.
¿Cómo borro participantes de mi espacio de trabajo?
Esto se explica en el Manual de capacitación de ayuda a la administración. Busque la sección titulada 'Managing Users' bajo 'Administration Features of Dgroups'.
¿Puedo cambiar la información del perfil de un participante sin saber su contraseña?
No, sólo los 'dueños' de los perfiles pueden editar sus perfiles.
¿Hay un límite para el número de participantes que Dgroups puede manejar?
No, puede suponer que no hay límite.
Mensajes de espacio de trabajo
¿Cómo borro mensajes enviados previamente a una lista (de modo que no se puedan ver en el archivo de mensajes de la lista)?
- Login a la interfaz Lyris.
- Haga clic en 'Read Messages'.
- Seleccione los mensajes que desea borrar, después haga clic en 'Delete Selected Messages'.
¿Es posible editar un mensaje después de que se ha enviado (para que aparezca en forma diferente en los archivos)?
No, no es posible editar ni el cuerpo ni el tema del mensaje una vez enviado para que tenga aspecto diferente en los archivos. Sin embargo, es posible borrar un mensaje.
¿Cómo puedo impedir que lleguen a la lista mensajes "fuera de la oficina"?
Se aplica un filtro a nivel de servidor global a todos los mensajes de todas las listas que contengan claves típicas de mensajes "fuera de la oficina". Este filtro impide que estos mensajes se envíen a listas de Dgroups. Las palabras clave en el filtro global son las siguientes:
- AutoReply
- Autoreply
- autoreply
Si tiene sugerencias que agregar a esta lista, haga el favor de enviarlas a zqu ARROBA bellanet.org.
Si desea crear un filtro que sólo se aplique a su lista, siga los pasos a continuación. Tome en cuenta que si crea un nuevo filtro, este se aplicará además del filtro a nivel del servidor global. Antes de crear su propio filtro, tenga cuidado al escoger las palabras/frases que impiden que un mensaje sea entregado a una lista, para reducir la posibilidad de que haya mensajes legítimos que no lleguen a la lista.
Para crear su propio filtro, siga estos pasos:
1. Login a la interfaz Lyris.
2. Haga clic en 'List Admin'.
3. Haga clic en 'Action Phrases'.
4. Haga clic en 'Create Phrase'.
5. Entregue la información siguiente:
- Phrase: son la(s) palabra(s)/frase(s) que impedirán que los mensajes que las incluyen sean enviados a su lista. Sólo puede haber una frase/palabra por línea. Para este campo, siga las instrucciones. No se debe incluir sintaxis adicional para frases, como por ejemplo ponerlas entre comillas.
- Response: nada.
- Regla: la frase aparece en el cuerpo del mensaje o en el asunto (normalmente esta es la mejor opción).
Usted no necesita cambiar ningún otro valor, pero si quiere que se le avise cuando se active el filtro, ponga su dirección electrónica en el campo Notificar.
6. Haga clic en 'Save'.
¿Cuál es el tamaño máximo predeterminado de los mensajes que se pueden mandar a la lista?
500kb
¿Se puede cambiar el tamaño máximo permitido de los mensajes (incluyendo el adjunto) para mi lista?
Sí. No se recomienda que este valor se cambie a uno más alto, para evitar que lleguen a su lista adjuntos muy grandes. Algunos participantes en ancho de banda bajo pueden tener problemas para descargar adjuntos grandes. Para cambiar este valor siga los pasos siguientes:
- Login a la interfaz Lyris.
- Haga clic en 'List Admin'.
- Haga clic en 'List Info'.
- En la sección 'Limit', cambie el valor en 'Message size limit'.
- Haga clic en 'Save mailing list'.
¿Puedo cambiar los parámetros de mi lista de modo que cuando los participantes quieran "contestar" un mensaje, la respuesta llegue sólo a quien envió el mensaje y no a toda la lista?
Si, pero la respuesta a mensajes está configurada para llegar a la dirección de la lista. Para que vaya al emisor del mensaje:
- Login a la interfaz Lyris.
- Haga clic en 'List Admin'.
- Haga clic en 'List Info'.
- En la sección 'Email Headers', cambie el valor en el campo 'Reply To' a 'author' (originalmente configurado en blanco).
- Haga clic en 'Save Mailing List'.
¿Puedo hacer que no se envíen documentos adjuntos a los participantes (que sólo se puedan cargar en el Dgroup)?
No, no es posible prohibir los mensajes adjuntos. Pero se pueden limitar a un tamaño relativamente pequeño, usando cambiar el tamaño máximo del mensaje para impedir que un mensaje con adjunto se distribuya a la lista.
Los suscriptores a la lista recibiendo varias veces el mismo mensaje ¿Cómo evito esto?
Pida al creador de Dgroup que se ponga en contacto urgentemente con Apoyo técnico a Dgroups.
Se envió un mensaje a una lista, pero uno o más suscriptores no lo recibieron ¿Qué puedo hacer?
Como administrador, lo mejor que puede hacer es simplemente saber quién recibe el mensaje y quién no y consultar otra información de diagnóstico que le proporcione Lyris. Para ver esta información:
- Login a la interfaz Lyris.
- Haga clic en 'List Admin'.
- Haga clic en 'Outgoing Mail'.
- En el casillero desplegable de la parte superior izquierda, seleccione '<listname>: ‘all postings', después haga clic en 'Show' en el extremo derecho.
- Use la opción del botón de radio para seleccionar el mensaje que desea examinar y haga clic en 'View Selected Message' en la parte inferior izquierda.
Cuando vea un mensaje, debe verificar la información más importante, a saber:
En Información del mensaje, vea los detalles en 'Message Information', desplácese hasta encontrar 'Transaction Report':
Ejemplo:
Fri, 28 Jul 2006 03:51:12 - Successfully sent to 759 out of 786 remaining recipients (96%) in 22 minutes and 49 seconds. Delivery statistics: * 759 successfully sent (96%) * 14 members with transient problems (1%) * 13 currently unreachable (1%)
Esto le proporciona el detalle de quienes han recibido el mensaje y quienes no.
Para saber quiénes han recibido el mensaje y quienes no, consulte la sección 'Recipient Information':
- Quien recibió el mensaje: "Members Successfully Sent To"
- Quien no recibió el mensaje: "Members Currently Unreachable and Members With Transient Problems"
Unreachable: Fuera de alcance quiere decir que Lyris no se puede conectar con el servidor de correo del miembro.
Transient (en cours de connexion): Con problemas temporales quiere decir que Lyris se conectó con el servidor de correo del miembro pero hubo problemas durante la conexión.
Parámetros del espacio de trabajo
¿Adónde puedo ir para editar los parámetros de mi espacio de trabajo (título, descripción, derechos de acceso, etc.)?
- Si no ha ingresado todavía, login a Dgroups.
- Haga clic en 'Mis grupos' en el menú de la izquierda.
- Haga clic en su nombre de Dgroup en la lista de grupos de 'Mis grupos'. Si administra el grupo, verá una lista de parámetros de espacio de trabajo que puede editar.
¿Qué significa ‘parámetros del espacio de trabajo’?
Esto se explica en el Manual de capacitación de ayuda a la administración. Busque la sección 'Setting up your Discussion Using Dgroups'. Aquí se explica el proceso para crear Dgroups y también el significado de cada parámetro del espacio de trabajo.
Calendario
¿Por qué no puedo editar o borrar entradas en el calendario de los participantes en el espacio de trabajo?
Lamentablemente, sólo quienes ingresaron originariamente la entrada de calendario pueden editarla o borrarla.
